Baza wiedzy: Delegowanie w Europie

Brighton&Wood European Employment Lawyers & Advisors
www.brightonwood.com
Elysium Kadry i płace dla firm delegujących
www.elysium-europe.eu

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ W SPRAWIE NALEŻNOŚCI PRZYSŁUGUJĄCYCH PRACOWNIKOWI ZATRUDNIONEMU W PAŃSTWOWEJ LUB SAMORZĄDOWEJ JEDNOSTCE SFERY BUDŻETOWEJ Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

z dnia 29 stycznia 2013 r.

Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:

ROZDZIAŁ 1. PRZEPISY OGÓLNE.

§ 1 Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";

2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".

§ 2 Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§ 3

1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

§ 4

1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

§ 5

1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

ROZDZIAŁ 2. PODRÓŻ KRAJOWA.

§ 6

1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

2. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

§ 7

1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety;

2) obiad - 50% diety;

3) kolacja - 25% diety.

5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§ 8

1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

§ 9

1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

§ 10 Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

§ 11 Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

ROZDZIAŁ 3. PODRÓŻ ZAGRANICZNA.

§ 12 Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

§ 13

1. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

2. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

3. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

4. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

§ 14

1. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

§ 15 Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

§ 16

1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

§ 17

1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

4. Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

§ 18 Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

§ 19

1. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

2. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.2)).

3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

4. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

§ 20

1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

§ 21 W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

ROZDZIAŁ 4. PRZEPISY KOŃCOWE.

§ 22 Tracą moc:

1) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990, z 2004 r. Nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, poz. 1554 oraz z 2006 r. Nr 227, poz. 1661);

2) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 2687 oraz z 2005 r. Nr 186, poz. 1555).

§ 23 Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.

ZAŁĄCZNIK WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ORAZ LIMITU NA NOCLEG W POSZCZEGÓLNYCH PAŃSTWACH.

Lp.

Państwo

Waluta

Kwota diety

Kwota limitu na nocleg

1

2

3

4

5

1

Afganistan

EUR

47

140

2

Albania

EUR

41

120

3

Algieria

EUR

50

200

4

Andora

jak w Hiszpanii

5

Angola

USD

61

180

6

Arabia Saudyjska

EUR

45

180

7

Argentyna

USD

50

150

8

Armenia

EUR

42

145

9

Australia

AUD

88

250

10

Austria

EUR

52

130

11

Azerbejdżan

EUR

43

150

12

Bangladesz

USD

50

120

13

Belgia

EUR

48

160

14

Białoruś

EUR

42

130

15

Bośnia i Hercegowina

EUR

41

100

16

Brazylia

EUR

43

120

17

Bułgaria

EUR

40

120

18

Chile

USD

60

120

19

Chiny

EUR

55

170

20

Chorwacja

EUR

42

125

21

Cypr

EUR

43

160

22

Czechy

EUR

41

120

23

Dania

DKK

406

1 300

24

Egipt

USD

55

150

25

Ekwador

USD

44

110

26

Estonia

EUR

41

100

27

Etiopia

USD

55

300

28

Finlandia

EUR

48

160

29

Francja

EUR

50

180

30

Grecja

EUR

48

140

31

Gruzja

EUR

43

140

32

Hiszpania

EUR

50

160

33

Indie

EUR

38

190

34

Indonezja

EUR

41

110

35

Irak

USD

60

120

36

Iran

EUR

41

95

37

Irlandia

EUR

52

160

38

Islandia

EUR

56

160

39

Izrael

EUR

50

150

40

Japonia

JPY

7 532

22 000

41

Jemen

USD

48

160

42

Jordania

EUR

40

95

43

Kambodża

USD

45

100

44

Kanada

CAD

71

190

45

Katar

EUR

41

200

46

Kazachstan

EUR

41

140

47

Kenia

EUR

41

150

48

Kirgistan

USD

41

150

49

Kolumbia

USD

49

120

50

Kongo,
Demokratyczna Republika Konga

USD

66

220

51

Korea Południowa

EUR

46

170

52

Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna

EUR

48

170

53

Kostaryka

USD

50

140

54

Kuba

EUR

42

110

55

Kuwejt

EUR

39

200

56

Laos

USD

54

100

57

Liban

USD

57

150

58

Libia

EUR

52

100

59

Liechtenstein

jak w Szwajcarii

60

Litwa

EUR

39

130

61

Luksemburg

jak w Belgii

62

Łotwa

EUR

57

132

63

Macedonia

EUR

39

125

64

Malezja

EUR

41

140

65

Malta

EUR

43

180

66

Maroko

EUR

41

130

67

Meksyk

USD

53

140

68

Mołdowa

EUR

41

85

69

Monako

jak we Francji

70

Mongolia

EUR

45

140

71

Niderlandy

EUR

50

130

72

Niemcy

EUR

49

150

73

Nigeria

EUR

46

240

74

Norwegia

NOK

451

1 500

75

Nowa Zelandia

USD

58

180

76

Oman

EUR

40

240

77

Pakistan

EUR

38

200

78

Palestyńska Władza Narodowa

jak w Izraelu

79

Panama

USD

52

140

80

Peru

USD

50

150

81

Portugalia

EUR

49

120

82

Republika Południowej Afryki

USD

52

275

83

Rosja

EUR

48

200

84

Rumunia

EUR

38

100

85

San Marino

jak we Włoszech

86

Senegal

EUR

44

120

87

Republika Serbii
i Republika Czarnogóry

EUR

40

100

88

Singapur

USD

56

230

89

Słowacja

EUR

43

120

90

Słowenia

EUR

41

130

91

Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym:
- Nowy Jork
- Waszyngton

USD

59

200
350
300

92

Syria

USD

50

150

93

Szwajcaria

CHF

88

200

94

Szwecja

SEK

459

1 800

95

Tadżykistan

EUR

41

140

96

Tajlandia

USD

42

110

97

Tanzania

USD

53

150

98

Tunezja

EUR

37

100

99

Turcja

USD

53

173

100

Turkmenistan

EUR

47

90

101

Ukraina

EUR

41

180

102

Urugwaj

USD

50

80

103

Uzbekistan

EUR

41

140

104

Wenezuela

USD

60

220

105

Węgry

EUR

44

130

106

Wielka Brytania

GBP

35

200

107

Wietnam

USD

53

160

108

Włochy

EUR

48

174

109

Wybrzeże Kości Słoniowej

EUR

33

100

110

Zimbabwe

EUR

39

90

111

Zjednoczone Emiraty Arabskie

EUR

39

200

112

Państwa inne niż wymienione w lp.1-111

EUR

41

140

Przy podróżach do:

- Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,

- Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,

- Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.

ELYSIUM zapewnia firmom delegującym pełne wsparcie w zakresie prawidłowego naliczania płac dla pracowników, zleceniobiorców i pracowników tymcza­sowych delegowanych za granicę.

  • ELYSIUM – to jedyny system płacowy uwzględnia­jący zmiany w przepisach o delegowaniu
  • ELYSIUM umożliwia firmie samodzielne i elastycz­ne dopasowanie zasad wyliczeń oraz dokumentów generowanych przez system płacowy
  • ELYSIUM liczy płace zgodnie z przepisami polski­mi oraz zgodnie z przepisami wszystkich państw członkowskich UE
  • ELYSIUM pozwala na elastyczność w konfiguro­waniu zasad rozliczania płac na nowych rynkach z uwzględnieniem różnych składników wynagro­dzeń
  • ELYSIUM generuje dokumenty miesięczne we wszystkich językach UE i zgodnie z przepisami wszystkich państw członkowskich UE
  • ELYSIUM zawiera różne moduły optymalizacyjne zgodne z regulacjami państw przyjmujących
  • ELYSIUM dostosowany jest do nowych przepisów o delegowaniu, które weszły w życie w 2020 r.
  • ELYSIUM nalicza płace uwzględniając wszystkie składniki wynagrodzeń i dodatki obowiązujące w państwach, do których delegowani są pracownicy
  • ELYSIUM jako jedyny system płacowy w Europie korzysta z permanentnego wsparcia Kancelarii Brighton&Wood: www.BrightonWood.com
  • Dokumentację oraz pełną obsługę użytkowni­ków ELYSIUM w postępowaniach kontrolnych w Europie zapewnia Kancelaria Brighton&Wood: www.BrightonWood.com 

Więcej informacji: www.Elysium-Europe.eu

Kancelaria Brighton&Wood zapewnia fir­mom delegującym:

  • legalne i zyskowne modele delegowania za granicę,
  • optymalizację kosztów związanych z delegowa­niem,
  • sprawdzoną w wielu postępowaniach kontrolnych i sądowych dokumentację dla pracowników, zlece­niobiorców i pracowników tymczasowych delego­wanych za granicę,
  • dokumentację kontraktową,
  • konsultacje na temat prawidłowego i zyskownego delegowania pracowników za granicę,
  • dostęp do wiedzy na temat regulacji w państwach, do których delegowani są pracownicy,
  • dostęp do regulacji państw przyjmujących w zakre­sie stawek minimalnych, czasu pracy, dodatków i innych przepisów, do których stosowania zobligo­wani są polscy przedsiębiorcy,
  • audyty dla firm delegujących w zakresie prawidło­wości i opłacalności delegowania,
  • audyty dla kontrahentów n/t poprawności delego­wania przez polską firmę,
  • certyfikację w zakresie zgodności z normą |CBE-2020 [Cross-Border Employment] Construction, Infrastructure & Energy| 

Więcej informacji: www.BrightonWood.com